Tanto si trabajas en el horario habitual, como si intentas acostumbrarte a los nuevos datos del teletrabajo junto con el resto de responsabilidades diarias, sin duda necesitarás un método eficaz para la mejor gestión posible de tu tiempo.
Después de todo, la obsesión por la perfección, la procrastinación y el mito de la «multitarea» son peligros que pueden obstaculizar incluso a las personas más productivas. La solución la brindan empresarios como Elon Musk y Bill Gates, quienes señalan que todo depende del control de su programa y sugieren el «bloqueo de tiempo», que incluye la planificación minuciosa de su día a intervalos de cinco minutos.
Aunque este tipo de detalle puede cambiar según sea el caso, los puntos clave de control de tiempo y programación siguen siendo los mismos. La forma más fácil y efectiva de hacer del tiempo su «aliado» es a través del «tiempo libre».
«Bloqueo de tiempo» .. qué es y cómo funciona
También conocido como «monotarea» o «fracción del tiempo», el tiempo libre es una práctica de gestión del tiempo en la que dedica horas o minutos específicos para completar un proyecto específico.
Por ejemplo, en lugar de revisar su teléfono cada vez que recibe un correo electrónico o una alerta de redes sociales, puede seleccionar horas o minutos específicos durante el día para responder mensajes o llamadas.
De esta forma, “bloqueas” intervalos durante el día para dedicarlos exclusiva e inseparablemente a obligaciones o actividades específicas, es decir, divides el programa diario en partes y te enfocas en una tarea a la vez.
Esto hace que la lista de tareas pendientes sea más manejable, al mismo tiempo que mantiene el control al establecer conscientemente sus prioridades.
El «bloqueo de tiempo» mejora su concentración, evitando la posibilidad de procrastinación y estrés innecesario. Al mismo tiempo, ayuda a dar rienda suelta a tu creatividad, precisamente porque canalizas toda tu energía y atención en un proyecto dentro de un marco de tiempo determinado, lo que no puedes hacer con la «multitarea».
Porque la «multitarea» no es buena idea
Son muchos los que creen que pueden hacer muchas cosas a la vez e incluso hacerlas bien, también conocidos como defensores de la “multitarea”. Sin embargo, los investigadores señalan que solo alrededor del 2,5% de las personas pueden hacer muchas cosas al mismo tiempo y de manera efectiva.
Esto se debe a que, de hecho, nuestro intento de hacer más de una cosa a la vez «sabotea» nuestra capacidad para completar ambos o más proyectos correctamente.
De hecho, según un estudio de la Universidad de Utah, las personas que intentan hacer muchas cosas al mismo tiempo se distraen más fácilmente, son menos productivas, cometen más errores y tienen una memoria más débil.
Del mismo modo, cambiar rápidamente entre dos actividades también puede afectar el resultado, por lo que es importante prestar toda la atención a una sola. Además, los neurocientíficos advierten que dividir la atención en muchos proyectos afecta nuestra capacidad para realizar incluso actividades simples a largo plazo. Esto significa que cuanto más adoptamos la «multitarea», menos logramos al final del día.
Y la razón es simple: perdemos la capacidad de concentración, lo que significa que se necesita más tiempo para todo lo que tenemos que hacer.
Cómo usar el «bloqueo de tiempo»
Entre las ventajas de esta práctica se encuentra su fácil aplicación en tu día a día, independientemente del programa o del número de obligaciones, ya que puedes adaptarlo a tus propios datos. Algunos pasos prácticos que puede seguir para comenzar:
#1 Haz tu lista
Comience por hacer una lista de todas las cosas que deben hacerse durante la semana. Lleve un registro de todos los proyectos relacionados con el trabajo, las responsabilidades familiares e incluso las horas que dedica a fortalecer su rutina de ejercicios.
El objetivo es incluir todo, desde las llamadas telefónicas que realiza hasta las comidas que prepara.
Haga asteriscos al lado de las cosas que se deben hacer, como citas, reuniones o citas con el médico. Puede crear su lista el viernes por la noche después del trabajo o el domingo por la tarde antes de que comience la nueva semana.
#2 Prioridades
Una vez que haya hecho su lista, busque los proyectos que son las actividades principales de la semana y ponga asteriscos. Trate de limitarlos a alrededor de dos o tres por día y déles los primeros. lugares en su horario.
Al mismo tiempo, no olvide dejar tiempo diariamente para responder mensajes o devolver llamadas.
#3 Que haces todos los días
El siguiente paso es pensar en cuánto tiempo tienes disponible en un día y cuánto tiempo quieres dedicar a cada tarea de tu lista.
Comience creando intervalos para las cosas que hace todos los días, como su rutina matutina y vespertina, ejercicio, ir y venir del trabajo y preparar sus comidas.
Una vez que haya establecido estos, busque momentos específicos en los que pueda concentrarse solo en las obligaciones importantes (asterisco). Este diseño puede cambiar de una semana a otra o incluso permanecer estructurado. Usted tiene el control de su horario y puede personalizarlo como mejor le parezca.
#4 Todo el día en primer plano
Lo ideal es que una vez hayas completado tu horario semanal, habrás «excluido» todos los días de la semana.
Especialmente en el caso de tus prioridades importantes, no olvides usar el tiempo a tu favor. Es decir, si piensas que te tomará cuatro horas implementar un proyecto, trata de «romper» las horas en días diferentes para no sentirte presionado.
Al planificar y mantenerse dentro de los límites de tiempo, no solo «escapa» de la procrastinación, sino que también dedica tiempo y energía a su trabajo.
#5 “Protege” tu tiempo
Una vez que haya completado su programa, es importante «proteger» el tiempo que le queda para no sobrecargarlo.
Por supuesto, pueden ocurrir cosas inesperadas y por eso es importante ser flexible, pero también debes ser capaz de resistir la tentación de posponer tus prioridades.
No olvide contactar a sus colegas o familiares cuando no esté disponible. Maneja tus límites de tiempo «bloqueados» como lo harías con una reunión importante, que no interrumpirías para mirar tu celular.
